Как выбрать бухгалтерскую компанию
При принятии решения об аутсорсинге бухгалтерии, внимательно подойдите к выбору компании, с которой заключите соответствующий договор. Предложений на рынке множество, однако, не все они заслуживают вашего доверия и денег.
Варианты взаимодействия компании-заказчика и аутсорсинговой компании
Вариантов подобных взаимодействий не так много:
- удаленная передача информации и работа сотрудника бухгалтерской компании;
- периодические выезды сотрудника в офис компании;
- регулярная работа сотрудника компании, оказывающей услуги, у заказчика (чаще именуется аутстаффингом).
Самым распространенным способом коммуникации при делегировании бизнес-процессов является удаленная обработка первичных документов, отражение их в учете и формирование отчетности с последующей передачей по электронным каналам связи в налоговые органы. Такой вариант коммуникации с компанией, оказывающей услуги ведения бухгалтерского и налогового учета, стоит выбирать, если заказчик и исполнитель находятся в разных городах, когда у заказчика отсутствует возможность организации рабочего места приглашенного сотрудника. Также удаленный вариант взаимодействия допустим в случаях, когда объем первичной информации относительно невелик, может быть обработан раз в несколько дней или в неделю.
Если же услуги аутсорсинга заказаны для компании, которая ежедневно продает, покупает услуги, товары, заключает сделки, оплачивает счета, то лучше выбрать вариант взаимодействия, при котором в офис к заказчику раз в несколько дней приезжает закрепленный за фирмой бухгалтер. Такой вариант избавит от необходимости использования курьерских услуг или незащищённых каналов связи для передачи данных.
Риски и возмещения
Одним из главных вопросов для заказчика аутсорсинговых услуг всегда является урегулирование конфликтных ситуаций в случае допущения ошибок, начисления штрафов или иных негативных последствий работы со сторонним исполнителем. Этот пункт должен быть предусмотрен отдельным разделом договора на оказание услуг ведения бухгалтерского учета. В договоре должно быть отражено, что штрафы и пени, выставленные по результатам отчетных периодов, налоговых проверок, компенсируются аутсорсинговой компанией, что позволяет заказчику компенсировать подобные риски. Однако договор обязательно будет содержать ссылку на то, что подобное возмещение возможно только в случаях, которые не связаны с несвоевременным предоставлением первичных документов бухгалтерского учета заказчиком.
Конфиденциальность в работе аутсорсинговой компании
Стоит предусмотреть и, вероятно, заранее составить соглашение о неразглашении конфиденциальной информации, которое ограничит права обслуживающей организации на использование, анализ, хранение и передачу частных данных в любых целях третьим лицам. Такие соглашения помогают защитить законные интересы заказчиков в случае недобросовестного исполнения обязательств приглашенными бухгалтерами (они могут использовать личную почту для работы, подвергая данные опасности быть украденными, а также ввиду личной недальновидности обсуждать те или иные особенности деятельности компании-заказчика с третьими лицами и прочие случаи).
Чтобы получить наиболее выгодные для вас и безопасные условия сотрудничества в части ведения бухгалтерского учета и отчетности, обращайтесь в «Столичную Налоговую Консультацию» - ведущего игрока рынка аутсорсинговых услуг по числу клиентов и безошибочно составленных отчетностей!
